El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizadas en los negocios. Es rápido y fácil de usar, por lo tanto, todo el mundo prefiere enviar un correo electrónico al hacer negocios. Como resultado, tenemos que lidiar con tantos mensajes de correo electrónico durante el día que terminamos siendo esclavos de ellos.

Si no aprendemos a manejarlos bien, nuestra productividad puede caer. También, si tenemos una bandeja de entrada desordenada, podemos perder mensajes importantes. Por lo tanto, tenemos que ser más organizados y mantener los mensajes no leídos al mínimo. Te compartimos los siguientes consejos para gestionar tus mensajes de correo electrónico de manera más eficaz y así aumentar tu productividad y por ende, la de tu Pyme.

Establecer una hora específica para responder a sus correos electrónicos: Estableciendo tiempos específicos del día para responder tus correos electrónicos éste se te hará más productivo. Por ejemplo; cada mañana antes de trabajar, puedes destinar media hora para leer y responderlos. Puedes repetir esta rutina después del almuerzo y luego por la tarde, dejar media hora antes de finalizar tu día. Así, eliminarás las distracciones innecesarias y el resto del día lo focalizas en las tareas que te dan de comer.

Eliminar correos electrónicos innecesarios: Al abrir tu bandeja de entrada, ve a los mensajes no leídos de forma rápida y elimina rápidamente los mensajes no importantes y borra los correos promocionales. Ni siquiera necesitas abrirlos. Debes ser capaz de identificar a partir del asunto si ese correo electrónico requiere una acción o no. Otra opción es anular la suscripción de correos electrónicos promocionales, y así nunca los recibes de nuevo. A menos que esos emails tengan contenido que realmente te interese, eliminalos. Mientras más limpia esté tu bandeja de entrada, mejor!

Organiza tu bandeja de entrada con carpetas: Crea una carpeta para cada proyecto que estás desarrollando o etiqueta tus correos de acuerdo con las tareas o plazos específicos ayudará a realizar un seguimiento de sus correos electrónicos con mayor rapidez. A continuación, puedes priorizar y ordenar estos mensajes de correo electrónico que se encuentran en diferentes carpetas. También puede establecer filtros específicos para enviar directamente los correos electrónicos a la carpeta correcta tan pronto como llegaron.

Intenta enviar menos Correos electrónicos: Si deseas recibir un menor número de mensajes de correo electrónico, enviar menos mensajes! Es una regla muy simple, pero funciona. No es necesario enviar el correo electrónico a todos los que trabajan contigo, si solo deseas respuesta de una persona específica. Si es necesario, pon ‘CC’ a los otros y no pongas sus direcciones de correo electrónico a la sección ‘A’. Trata solamente de poner una dirección de correo electrónico a la sección ‘A’ o iniciar el correo con el nombre de la persona que desea obtener respuesta de vuelta. Así evitas las interminables filas de respuestas de los remitentes que muchas veces, no agregan nada nuevo a la conversación.

Aunque a veces uno piense que responder un email sólo toma un par de minutos, saca la cuenta de cuantos respondes por días y puede ser que estés invirtiendo más del 30% de tu día sólo en eso. Y para una Pyme, es mucho. Todo lo que hagas para optimizar ese tiempo, es ganancia para ti.